Assistant administration des ventes/standard H/F - Helloprojets, installer et développer son entreprise à Castres-Mazamet

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Missions et responsabilités

Vous serez l’intermédiaire entre les tiers et notre l’entreprise.Vous participerez à l’accomplissement et à l’évolution des différentes missions du service administration des ventes.
Gérer le standard et l’accueil, Suivre les retards de paiement des clients.Assister les commerciaux sédentaires et les hommes produits sur la gestion administrative des commandes.Réaliser l’ensemble des traitements administratifs des magasins
comprenant :
– Mise à jour du fichier client
– Suivi de l’ensemble des traitements du service ADV
L’ensemble des missions est à réaliser sous la responsabilité de son responsable ADV. Vous travaillerez en collaboration directe avec les autres services.Recevoir les appels téléphoniques.Gérer le courrier.Diriger efficacement les appels vers les correspondants demandés.Retranscrire les messages clients et les transmettre aux intéressés.Accueillir les visiteurs et répondre à leurs attentes dans la limite du possible.Réceptionner, trier et distribuer tous types de courrier.Affranchir le courrier en expédition (y compris facturation et mailing).Relancer les retards de paiement, informer le chef d’agence et la comptabilité des informations recueillies, et l’ADV en cas de litige + mise à jour du bloc notes.
Faciliter le travail administratif des commerciaux (courriers, fax, classement, relances ).
Faciliter le travail administratif du chef d’agence (courriers, fax, classement, relances, plannings, stages ).
Faciliter et participer au travail administratif de l’administration des ventes :
– Mettre à jour les fiches clients
– Contrôler et créer informatiquement les ouvertures de compte client
– Création et suivi administratif et informatique des litiges clients
– Participation et contrôle livraison client
– Réalisation des avoirs
– Participer à l’édition et au contrôle de la facturation
– Archiver les documents administratifs de l’ADV
Participation à la vie du service ADV à son évolution.
Suivre les dossiers assurances en cours et en assurer l’archivage.
Approvisionnement et suivi des fournitures administratives.
Faciliter le travail administratif des responsables de service :
– Logistique
– Direction
Informer son responsable de toute erreur, anomalie ou dysfonctionnement détecté. L’ensemble des fonctions doit être réalisé dans le respect des règles et procédures. Formation en tutorat possible selon le profil. Contrat reconductible.