Secrétaire pédagogique (H/F)

Missions et responsabilités

FICHE DE POSTE COMPLÈTE : https://iut.univ-tlse3.fr/l-iut-recrute

Secrétaire pédagogique en charge de la communication interne et externe du site de Castres.

Mission 1 : Gestion de la scolarité du département pour les trois années du BUT

Suivre l’étudiant tout au long de son cursus, de son entrée à l’IUT à l’obtention de son diplôme. Les différentes activités se feront en collaboration avec les directeurs d’études et responsables de parcours.

– Accueillir, renseigner les étudiants, enseignants, vacataires, personnalités extérieures
– Communiquer auprès de tous les acteurs du département (diffusion, informations,affichage ).
– Suivre les inscriptions administratives, saisir des inscriptions pédagogiques, gérer les groupes d’étudiants (APOGEE, SCOL IUT).
– En appui avec la direction des études, gérer les absences et retards, saisir les notes communiquées par la Direction des études, préparer les jurys, établir les attestations de réussite, éditer les procès-verbaux des jurys.
– Constituer et assurer le suivi des conventions de stages (en France et à l’étranger) (LEA, PAUL SAB Réseau).
– Organiser la logistique des soutenances.
– Apporter un suivi aux étudiants en Formation Continue, en parcours aménagé, en
situation de handicap, en 1/3 temps, étrangers.
– Être en relation avec les partenaires extérieurs : CROUS, SIMPPS (psychologue,
assistante sociale, médecin, infirmière ).
– Apporter une aide dans l’organisation de l’emploi du temps (CELCAT) : participer à l’emploi du temps (réunions, contrôles de rattrapage), gérer les aléas.

Mission 2 : Secrétariat de direction et gestion logistique du département

Assurer des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique du département de formation, réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Finances :
– Créer et tenir un fichier de recettes/dépenses.
– Rédiger et suivre les projets de commandes du département de formation (livraison, relance fournisseurs).
– Gérer les missions liées à l’activité du département en relation avec le gestionnaire financier (Ordres de Missions, frais de missions, signature des documents juridiques).

Secrétariat :
– Gérer les mails du département (courrier entrant : réception et dépouillement, diffusion et traçabilité, contrôle des échéances de certains courriers attendant une réponse, archivage/ courrier sortant : rédaction, diffusion et traçabilité).
– Réaliser des envois de courriers en masse.
– Gérer les dossiers vacataires (dossiers SGCE, missions, accueil et logistique ).
– Préparer les convocations des différentes commissions, conseils du département, saisiret diffuser les comptes-rendus.
– Organiser les élections du département d’un point de vue administratif.
– Diffuser les informations : affichage et publicité interne des décisions, appels à candidature, réunions, formation.
– Suivre les éventuelles associations du département : domiciliation, subventions,adhésions.
– Apporter une aide pour le suivi des anciens étudiants du département (offres d’emploi,enquêtes).

Logistique :
– Participer à l’organisation de manifestations : Journées Portes Ouvertes, INFOSUP
– Participer à l’organisation des élections du département de formation et du site de Castres (mise en place du matériel avec les responsables, tenue du bureau de vote : assesseur à l’occasion, dépouillement ).
– Gérer la logistique du département (fournitures de bureau, location photocopieurs ).
Missions 3 transverse : En charge de la communication interne et externe du site de CASTRES
– En collaboration avec le service communication, élaborer et mettre en œuvre des supports de communication papier et électronique spécifiques au site de Castres : pages web, posters, documents institutionnels, plaquettes, affiches, brochures, goodies.
– Assurer une veille sur les différents réseaux sociaux utilisés pour l’information du site.

Profil

Expérience exigée : 12 mois

Compétences

• Gestion administrative du courrier : souhaitée
• Réaliser la gestion administrative du personnel : souhaitée
• Planifier des rendez-vous : souhaitée
• Classer des documents : souhaitée
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique : souhaitée
• Utiliser les outils bureautiques : souhaitée
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données : souhaitée

Informations complémentaires

• Poste en CDD
• Horaires : 35H Travail en journée
• Salaire : Selon l'expérience du candidat